ようすけの生活の足跡
勤怠管理の方法は複数種類でオンライン進化
2016年09月27日
社員の欠勤や早退など勤務日数や時間を管理することを勤怠管理と呼ばれます。その方法は複数ありまして、簡単な方法では単にタイムレコーダーで印字する方法が広く用いられてきました。今でもその方法は広く使われていますが、この方法だと社員が大勢いる事業所では毎月の集計で莫大な時間と労力を費やすことになります。なぜなら紙に印字された内容を手作業でまとめなおすからです。またその手作業での集計では入力ミスなどの可能性が指摘されます。そこでこの手間と時間を解消するために、オンラインでリアルタイムに集計する方法が開発されています。
オンライン集計での勤怠管理ではタイムレコーダーと集計ソフトを連動させる必要があります。そして同時にタイムレコーダーは紙に印字ではなく、ICカードへの入力へと変化します。これによってソフトを使用する経費が増えるものの、毎月の集計する時間と人件費、そして紙のカードと印字コストを削減することができるようになっています。またオンラインでの勤務管理ではネット時代を反映して、出張先からのスマホや携帯電話を利用しての送信も可能になっています。出張先の社員は出先で出勤時間と退勤時間になれば、端末から送信することで集計ソフトと連動して入力されるようになっています。
これにより他の社員が代行して入力する必要もなく、また出先の社員がタイムレコーダーに入力するためだけに会社へ立ち寄る手間と時間を省けるようになっています。そしてこの集計ソフトでは未入力などしていたり、勤務時間が超過していたなどするときは直ちに警告を促す画面になるなどして注意を促すようになっていたりします。またそのソフト自体はCDをパソコンにインストールするわけではなく、クラウドという外部のサーバーを利用して行われることが主流になっています。ただいずれの方法にしてもこの管理を正しくするには使用する社員と会社組織に不正があってはなりません。
大金時間になって一度退勤のための入力をし、そのあとサービス残業をしているようではこの管理はあってないような状態となります。これを防止するにはさらに監視カメラでの録画や建物内への自動改札などの対応も必要とします。